Как успевать больше

Джефф Хейден в журнале о предпринимательстве Inc. дает несколько простых советов, которые помогут эффективно справляться с большим числом задач и правильно расставлять приоритеты

1. Вычеркните из своего графика пункт самолюбия, хотя бы один

Часто мы что-то делаем не ради результата, а только потому, что это льстит нашему самолюбию.

Может быть, вы вступили в комитет исключительно из-за того, что вам приятно вписать его в резюме? Возможно, вы преподаете в университете, только чтобы называться «профессором»?

Задумайтесь о том, чем вы, возможно, занимаетесь исключительно ради статуса или из желания выглядеть умным, важным или деловым. Если в этом нет никакой иной ценности, откажитесь.

2. Заведите «счастливую» полку

У меня набралась целая полка старых книг по работе в Photoshop, которые я не открывал много лет. Я их убрал и на освободившееся место расставил семейные фотографии. Они меня радуют. В хорошем расположении духа я лучше работаю. Можете проверить на себе.

3. Не гонитесь за 10 процентами

Мне свойственно соперничество. Стоит начать чем-то заниматься, как уже вскоре появляется стремление делать лучше, чем другие. Пожалуй, соперничество во мне слишком сильно.

Например, на велосипеде я катаюсь быстрее и техничнее, чем в среднем подавляющее большинство. Но с действительно классными гонщиками я не иду ни в какое сравнение. Всего несколько километров, и я уже безнадежно отстал. Это раздражает. И я тренируюсь все больше и больше, часами гоняю на велосипеде, и ради чего? Чтобы я мог держать их темп еще пару километров? Чтобы я проиграл им на подъеме только 30% вместо 40%?

Такого рода достижение не имеет реального значения. Да, я могу улучшить свою спортивную форму, но в лучшем случае совсем ненамного. А часы, которые я отдаю этой гонке, я мог бы уделять более важным задачам. Или просто проводить больше времени с семьей, а это первостепенно.

Поэтому я буду просто поддерживать хорошую форму и не буду гнаться за классными велосипедистами. Во-первых, я их не догоню, во-вторых, даже если бы и так, это на самом деле не имеет значения.

Может, и вам что-то удается вполне хорошо, но вы упорно пытаетесь улучшить результат? Тогда сопоставьте прилагаемые усилия и отдачу. Иногда «хорошо» — уже хорошо, особенно если борьба за «лишние 10%» требует несоразмерных усилий.

4. Найдите тактичную и убедительную формулу отказа

Короткая презентация формата elevator speech всегда дается непросто. В бизнесе приходится пересматривать, переписывать, репетировать, чтобы уметь за минуту убедительно изложить свою точку зрения, идею продукта и проекта.

Не менее важно себе представлять, как тактично и грамотно отказывать.

Многие привыкли говорить «да», потому что не хотят показаться грубыми, недоброжелательными или безучастными. К сожалению, таким образом мы по умолчанию берем на себя больше, чем можем или хотим сделать.

Может, ваша формула «нет» будет такой же простой, как моя: «Я сожалею, но у меня просто нет времени».

Какой бы ни был ваш вариант, отрепетируйте, чтобы слова произносились естественно. Так вы перестанете говорить «да» только как должное, вы будете говорить «да», когда считаете это правильным для себя.

5. Откажитесь от одной из «забав»

Раньше я играл в две сетевые игры, теперь продолжаю одну. Зачем, ума не приложу.

Можно, разумеется, сказать, что это передышка в рабочем графике, вроде профилактики, которая помогает справляться со стрессом и временно сбрасывать напряжение. Можно так сказать, но это неправда.

Просто играю, потому что так сложилось. Звучит глупо. И наверняка у каждого есть что-то подобное — то, что вы делаете по привычке. Задумайтесь — может, пора от этого отказаться.

Критерий простой: если вы обходитесь без этого «увлечения» на отдыхе, нет причин этим заниматься и в остальное время.

6. Задавайте пределы

Дедлайны и графики помогают структурировать процесс, но не совсем правильно. Мы неосознанно распределяем работу таким образом, что на нее уходит все имеющееся время. Но задачи должны решаться в такие сроки, которые для их решения объективно необходимы, либо такие, которые вы отведете.

Попробуйте такой вариант: решите для себя, что на социальные сети вы будете тратить только 10 минут в день. Всего 10 минут.

В первый день вам будет тяжело, потому что не получится успевать все, что «нужно». Во второй день вы пропустите несколько лент, потому что в них нет важного и ценного. В третий день пересмотрите приоритеты и будете более организованным.

На пятый день поймете, что 10 минут более чем достаточно на все необходимое, остальное время сверх того вы раньше тратили впустую.

Выберите задачу, задайте временной предел и не нарушайте его. Необходимость, даже искусственно созданная, — источник изобретательности. И вы найдете способ, как все сделать.

7. Проводите иначе свой вечер

Первое дело в графике вашего дня — самое важное, так как задает тон на все предстоящие часы. Подготовьтесь с вечера накануне. Напишите список, сделайте пометки, посмотрите нужную информацию. Сделайте все заранее, чтобы в следующий день стартовать на полному ходу. И вы уже не потеряете набранный темп.

8. Измените свое утро

Представьте, что вы спринтер-олимпиец и ваше утро — разминка перед забегом. Не ленитесь, не отлынивайте, не выкраивайте лишних минут «для себя». Подъем, душ, завтрак и за дело! Спринтеры не расслабляются перед гонкой, и нам не следует.

Мое время на дистанции от кровати до рабочего стола — 15 минут, не убавить.

9. Попробуйте делать иначе то, что делаете постоянно

Выберите задачу, которую вы выполняете регулярно или автоматически. Разберите ее на этапы и составляющие. Найдите способ ускорить ее решение или сделать более качественным. Даже если вы будете экономить пять минут, эта экономия многократно суммируется.

10. Есть по-новому

Ланч или обед может отнимать массу времени, особенно когда вы идете в кафе или ресторан. Сначала долго выбираете место, тратите время в пути, изучаете меню, делаете заказ и ждете.

Один раз в день попробуйте питаться в другом формате. Вместо часового перерыва выделите себе 10 минут, чтобы подкрепиться и отдохнуть. Принесите с собой что-то полезное для здоровья или подкрепитесь питательными батончиками мюсли. И быстро возвращайтесь в рабочий режим. Вы будете лучше себя чувствовать и больше успевать.

11. Передайте одну задачу на аутсорсинг

Меня приучали рассчитывать на собственные силы: если я могу сделать сам, я должен сделать сам. Но стрижку газона можно поручить соседскому мальчишке. Ему деньги не помешают. А мне пригодятся лишние полчаса свободного времени.

12. Исправьте свою любимую оплошность

Я совершенно не могу заставить себя вести график встреч и телефонных звонков. Всегда думаю, что обязательно наверстаю. Но в итоге все по-прежнему. Я теряю массу времени, пытаясь в панике вспомнить, когда, где и с кем у меня должны состояться переговоры.

Это потерянное время. Беру за правило вносить каждое свое назначение в календарь, как только оно согласовано, независимо от того, чем я в этот момент занят.

Вы, вероятно, тоже постоянно допускаете какую-то оплошность. Моя жена теряет ключи от машины, а потом — массу времени на их поиски.

Привычка складывать в стопки неразобранные документы или не отвечать своевременно на электронные письма, приходить на совещания без должной подготовки — в чем бы ни заключалась ваша «любимая» проблема, решите ее и вы сэкономите много времени и нервных клеток.

13. Используйте время в пути

По данным Бюро переписи, в США среднее время в пути от дома до работы составляет 25 минут. То есть в день примерно час вы теряете впустую.

Но можно его использовать продуктивно. Слушайте подкасты или аудиокниги. Сделайте пару звонков, не связанных с важными решениями и не требующих повышенной концентрации: зарегистрируйтесь на конференцию, наведите справки о ходе выполнения задачи и т.д.

Изучайте язык. По данным исследований, знание хотя бы двух языков снижает риски развития слабоумия и болезни Альцгеймера. Хороший аргумент, не так ли?

Не стоит терять время в транспорте. Можно успеть многое и освободить лишний час для более приятных занятий.

14. Выберите одно дело, которое не будете совмещать с другими

Масса исследований показала, что многозадачность не работает. Есть даже выводы, что многозадачность истощает умственные способности.

Можете соглашаться с этим или не соглашаться. Но я уверен, что в вашем графике есть как минимум одно дело, которое не допускает рассеянности и прерываний.

Решая такую задачу, отбросьте все остальное. Сконцентрируйтесь только на ней. Улучшится ли результат? Наверняка. И вы распространите такую практику и на другие дела.